Как составить коммерческое предложение?

Цель любого коммерческого предложения – это повод завязать диалог с клиентом. Предложение должно быть конкурентоспособным. Чёткое описание выгод и преимуществ нашего товара должно убеждать клиента в том, что только наш товар наиболее соответствует его нуждам.

Типичные ошибки коммерческого предложения:

  • Фразы – паразиты;
  • Языковой барьер;
  • Неудобство чтения;
  • Отсутствие весомых выгод;
  • Безадресность;
  • Нет даты и срока действия предложения.
  • Нет контроля обратной связи.

На этапе подготовки к составлению коммерческого предложения необходимо:

1. Определить мотивы и потребности клиента.

2. Узнать имя и должность менеджера, принимающего решение о покупке, а также тех, кто на это решение влияет.

3. Изучить предложения конкурентов;

4. Определить для себя, о чём надо писать. А о чём нет;

5. Обозначить, что может придать достоверность нашему предложению.

6. Выбрать способ контакта.

7. Подготовить небольшое подготовительное письмо.

Составление коммерческого предложения:

  • Определяем формат. Два типа предложения:
    • Рекламно – информационные;
    • Персонализированные.
  • «Шапка» - обычно состоит из логотипа компании, адреса, телефонов, ссылки на Интернет-сайт. Надо помнить, что для каждой отрасли существуют свои правила оформления «шапок». Для строительной компании достаточно ограничиться логотипом и телефоном. А оформление шапок полиграфических и косметических компаний часто похоже на маленький дизайнерский шедевр.
  • Регистрационный номер и/или дата регистрации документа. В некоторых компаниях принято регистрировать все входящие и исходящие документы. Для этого предназначены две строки, которые обычно размещаются на первой странице вверху справа. На первой строке делаем отметку мы. Вторая предназначена для регистрации в компании адресата.
  • Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы). Размещается эта информация также на первой странице в правом верхнем углу. В некоторых предложениях (например, при длительной переписке) можно ограничиться наименованием организации.
  • Кому (должность, ФИО). Эту информацию логично разместить после наименования организации. Здесь действует следующее правило: если мы размещаем эту информацию в правом верхнем углу (т.е. сесли мы размещаем эту информацию в правом верхнем углу (т.е. жно ограничиться наименованием организации.
  • ·разу после наименования организации), то, помимо должности и фамилии , указываем только инициалы адресата. Но при всех последующих обращениях к адресату в тексте нашего предложения его имя и отчество надо писать уже полностью. Первое полное обращение принято начинать с «Уважаемый...» «Уважаемые господа». Это обращение уместно, если в работе с нашим предложением будут участвовать сотрудники компании. Имён и должностей которых мА не знаем.
  • Повод для написания. Если вы уже оговаривали условия сотрудничества с клиентом и/или необходимо уточнить некоторые нюансы (например, если речь идёт о написании персонализированного предложения), в письмо включается эта часть. Здесь можно сжато изложить. Какие основные задачи клиента решает наше предложение. Например, если написанию предложения предшествовала встреча, то с первых строк клиенту важно продемонстрировать, насколько точно вы поняли его потребности и как наше предложение способно их удовлетворить. Если ничего не зацепило, дальше предложение обычно не зачитывается. Данная часть обычно занимает от четверти до половины страницы формата А4.
  • Суть предложения. Как правило, именно здесь предлагается набор готовых решений для клиента. Если в нашем предложении таких решений несколько, желательно кратко обосновать их принципиальное отличие друг от друга, а также то, в чём для клиента будет преимущества каждого из них. В случае  ещё более подробного предложения можно дать краткий анализ рынка, описать в двух словах текущую ситуацию. Затем проследить взаимосвязь между тем, что происходит на рынке и в фирме потенциального клиента, и тем. Как с помощью нашего продукта клиент сможет решить свои задачи. Здесь уместно будут выглядеть отзывы деловых партнёров, которые, например, уже воспользовались вашим предложением. Или, как это зачастую делается. Можно просто ограничиться списком компаний, которые уже являются нашими клиентами.
  • Цена. В любом случае (первый раз мы отправляем предложение или нет) будет лучше, если любые обозначения цены будут так или иначе прокомментированы. Например «до» и «после» указания цены можно описать конкретные выгоды, получаемые клиентом от использования продукции нашей компании. Если предлагается несколько решений, то ценовая разница должна быть объяснена. В этом же разделе уместно будет затронуть и условия оплаты, опять де с разъяснением выгод для клиента. Если написанию предшествовали переговоры, то предложение в отношении цены должно быть конкретным. Но опять же может возникнуть ситуация, когда по какой – то причине нельзя указать точные значения. В этом случае можно указать принципы ценообразования или диапазон  «минимальной» и максимальной цены».
  • Срок действия предложения. Как правило, местонахождение этого важного момента может быть где угодно. В начале текста: «Внимание! Только до ……» или в конце (некоторые помещают в виде сноски) «предложение действительно до…»  Главное, чтобы этот момент обязательно присутствовал.
  • Наша фирма как деловой партнёр (история, гарантии и пр.) – одно, два предложения.
  • Дата следующего контакта. Лучше сразу предупредить клиента, когда и кто  свяжется с ним и каким будет этот контакт: телефонным, электронным или личным. Кстати, неплохой повод ещё раз напомнить о себе.
  • Дата. Датируя наше каждое предложение, мы не допускаем ситуации, в которой наш клиент может запутаться, какое же из них он получил первым.
  • С уважением…. В конце документа не забудем указать после этих слов свою фамилию, имя, отчество
  • Приложения.

Общий объём коммерческого предложения не должен превышать одной – двух страниц. Любой текст только выиграет, если он будет не только краток, но и удобен для чтения. Для этого можно начинать каждый абзац с красной строки. Если предложение небольшое по объёму (до 2000 печатных знаков), можно сделать увеличенным интервал. Сам текст большинства документов принято выравнивать по ширине. При выборе шрифта не стоит злоупотреблять дизайнерскими изысками. Привычные Arial и Times New Roman будут более уместны и предсказуемы. Также не стоит злоупотреблять подчёркиваниями и выделениями, дабы зрительно не перегружать документ. Сам шрифт должен быть не менее 12 – 14 pt.

Последующая работа. Цель на этом этапе – подтолкнуть  клиента к положительному решению или попытаться «продать встречу». Главное найти повод позвонить. А дальше – дело техники… продаж.

Можно значительно упростить себе жизнь, если составить план отслеживания коммерческих предложений. В плане желательно отмечать текущий статус предложения: «в стадии рассмотрения», «клиент близок к отказу», «клиент почти созрел» и т.д.

Необходимо убедиться, что письмо попало к адресату. Если предложение адресное, необходимо уточнить, когда на него дадут ответ. Можно подчеркнуть, что клиент потеряет некоторые выгоды, если будет слишком долго думать.

читайте также